Автоматизация документооборота: коммерческие, договоры, счета и акты в один клик

Зачем бизнесу свой инструмент, а не облачный сервис

• Контроль и независимость. База и файлы живут на вашем сервере и поддомене. Нет привязки к тарифам площадки и рисков блокировок.
• Нет абонплаты. Оплачиваете внедрение. Затем — только обслуживание и доработки, если нужны.
• Открытый код (PHP). Любой ваш программист может расширить систему: добавить поля, форматы документов, интеграции с почтой и др. (в наших планах — модуль исходящих писем из системы).
• Резервные копии. Помимо ежедневных бэкапов на хостинге предусмотрены ручные бэкапы БД с возможностью скачать и восстановить в любое время — важно для устойчивости бизнеса.

Главный принцип: одна сделка = одно КП = весь пакет документов

Мы строим логику вокруг КП: как только коммерческое предложение согласовано, все последующие документы — договор, допсоглашения, субподряды, счета, акты (включая КС-2/КС-3) — создаются прямо «из ядра сделки», автоматически подтягивая реквизиты, суммы, даты и позиции. Благодаря этому нет дублирования, меньше ручных ошибок, а контроль — прозрачнее.

Как это работает на практике (сквозной поток)

1) Контрагенты — за 2–3 клика

Добавляете нового клиента: вводите ИНН/ОГРН — система подтягивает наименование и адрес; вводите БИК — банк подставляется; расчётный счёт — вручную. Проверка реквизитов — встроенная. Это экономит время и избавляет от типовых ошибок.

2) Коммерческое предложение — центр сделки

Выбираете свою компанию (поддерживается несколько «своих» компаний с логотипами, печатями и подписями) и контрагента, указываете объект. Далее — работы/услуги из каталога: для каждой строки есть единица измерения, количество, цена, сумма. Система автоматически считает итоги, НДС и аванс, поддерживает фикс-цену/скидку. Экспорт в PDF/DOCX — в один клик, на фирменном бланке с печатями и подписями.

3) Договор и допсоглашения — без ручной правки

Договор формируется из подготовленных шаблонов и системы шорткодов: вместо «копировать-вставить» — метки вида {company_name}, {contract_number}, {total_words}, {object_address}, которые при генерации подменяются реальными данными. Допсоглашение фиксирует изменения условий (цены, сроки, объёмы), хранит связь с исходным договором и экспортируется в PDF/DOCX вместе с приложениями.

4) Субподряд — когда часть работ отдаёте партнёрам

Субдоговор создаётся из карточки основного договора и связан со сделкой и КП. Позиции/смета добавляются по тем же правилам, что и в КП. Экспорт в PDF/DOCX; все документы субподряда сохраняются в «своей» папке внутри сделки; при полном удалении — чистятся каскадом.

5) Счета и счета-фактуры

Счета формируются из КП/договора; в позициях — наименование, ед., кол-во, цена, сумма, автоматический расчёт итогов и НДС. Поддерживаются несколько счетов для частичных оплат и статусы: черновик → отправлен → оплачен. Печатные формы — «как в бухгалтерии», экспорт в PDF/DOCX. Счета-фактуры и связанные документы — через шаблоны и шорткоды, аналогично.

6) Акты, в том числе строительные КС-2 и КС-3

Создаются на основании КП/договора/счёта. Система подставляет номера, даты, период, позиции, НДС. Поддерживаются стандартные акты и строительные формы КС-2/КС-3 с корректной нумерацией. Экспорт — PDF/DOCX.

7) Экспорт и архив версий

Любой документ можно выгрузить в PDF (для печати/отправки) и DOCX (для редактирования). Каждая выгрузка архивируется в сделке, чтобы спустя месяц легко найти «ту самую версию», отправленную клиенту.

Шаблоны и шорткоды: генерируйте любой документ

Вместо ручной правки используются шорткоды — метки в фигурных скобках для реквизитов компании и контрагента, параметров КП/договора/акта, финансовых итогов и т. д. (например: {company_name}, {company_inn}, {contract_number}, {act_date}, {bill_number}, {total}, {advance} и др.).

В DOCX-шаблонах поддерживаются табличные строки-шаблоны с плейсхолдерами ${ITEM_NAME}, ${ITEM_UNIT}, ${ITEM_QTY}, ${ITEM_PRICE}, ${ITEM_SUM}: при генерации система клонирует строку по числу позиций — идеальный способ печатать сметы, КС-2/КС-3 и счета.

Это делает систему универсальной: нужен счёт-фактура, товарная накладная, справка или иной отраслевой бланк — добавляем шаблон и соответствующие шорткоды, всё подтянется автоматически.

«Все документы — в одной сущности»: карточка сделки

В карточке сделки вы видите весь комплект: КП, договор, допсоглашения, субподряды, счета, акты, выгрузки PDF/DOCX и любые дополнительные файлы. Не нужно искать «тот самый файл» в переписке — всё связно и под рукой. Связи и каскады между сущностями зафиксированы на уровне данных, благодаря чему удаление и восстановление работают предсказуемо.

Встроённый «диск» по типу Яндекс.Диска/Dropbox

Внутри сделки работает файловая система: создавайте папки, перемещайте файлы drag&drop, публикуйте публичные ссылки на скачивание, скрывайте/раскрывайте файлы, просматривайте изображения и PDF. Вся структура хранения — строго в пределах «/uploads», а учёт ведётся в таблицах файлов, так что файловый бардак на компьютерах — в прошлом. При экспорте документов PDF/DOCX файлы прикрепляются автоматически.

/uploads/proposals/{proposal_id}/contracts/...  (договоры, допсоглашения, субдоговоры)
/uploads/proposals/{proposal_id}/bills/...      (счета)
/uploads/proposals/{proposal_id}/acts/...       (акты)
/uploads/proposals/{proposal_id}/export/...     (выгрузки)
/uploads/proposals/{proposal_id}/files/...      (прочие материалы)
Папки компаний/контрагентов — отдельно.

Безопасность и порядок: корзина, аудит, права, защита форм

• Корзина (soft delete). Любое удаление — сначала в корзину; из неё можно восстановить или выполнить полное удаление (purge) с каскадной очисткой зависимостей и физических файлов.
• Аудит действий. Все ключевые операции — создание, редактирование, удаление, восстановление — логируются с указанием пользователя, IP и времени. При необходимости журнал чистится через защищённую форму.
• Роли и права. Предусмотрены уровни доступа (просмотр/менеджер/админ/суперадмин) и жёсткие ограничения на «опасные» операции (полное удаление — только суперадмин).
• Защита форм и путей. Все POST-действия закрыты CSRF-токенами, выводы — с HTML-экранированием от XSS; файловые операции ограничены рамками «/uploads».
• Обслуживание базы. Сервис-страницы для поиска «сирот», оптимизации и достройки индексов — чтобы система оставалась быстрой и опрятной при росте объёмов.

Мобильная версия: документы «в кармане»

Система доступна как мобильный сайт: добавляйте контрагентов, редактируйте КП, генерируйте и отправляйте PDF/DOCX прямо со смартфона. Для тех, кто работает вне офиса (встречи, объекты, выезды), это критично: согласования и отправки происходят «здесь и сейчас».

«До/После»: что меняется для предпринимателя

До

КП собирается из старых файлов, суммы считаются вручную, реквизиты правятся «по памяти». Договор — поиски в почте «последней версии», подмена названий, риск оставить «чужую печать». Счёт/акт — «как в прошлый раз», но с новыми суммами. Файлы — на флешках, в чатах, у менеджера «на рабочем столе».

После

КП — за 10–15 минут, из каталога услуг, с автоматическими итогами и авансами. Договор/допсоглашение — из шаблона, без ошибок в реквизитах. Счета и акты (включая КС-2/КС-3, счёт-фактуру) — в один клик, с корректной нумерацией. Экспорт — прикрепляется в сделку. Файлы — централизованы, есть публичные ссылки. Удалили — восстановили. История действий — прозрачна.

Кому подходит

• Строительные и дорожные компании (с акцентом на КС-2/КС-3, сметы, субподряды).
• Сервисные и подрядные фирмы (договоры, счета, акты, счета-фактуры).
• Любой бизнес, где «типовые документы» — ежедневная рутина (КП → договор → счёт → акт).

Почему это продаёт и экономит

• Скорость. КП — быстро, договор/акт — автоматически.
• Единый стиль. Шаблоны с фирменными бланками, печатями и подписями.
• Меньше ошибок. Данные подставляются шорткодами; реквизиты подтягиваются по ИНН/БИК.
• Порядок и контроль. Вся сделка — в одной карточке, журнал действий — под рукой.
• Надёжность. Корзина, каскадное удаление файлов, бэкапы, защита форм.
• Без абонплаты. Код — у вас, данные — у вас, развитие — под ваши процессы.

Немного глубже о шаблонах DOCX (практика)

• Шорткоды должны быть цельными (без разрывов и лишней разметки) — иначе не заменятся.
• Для табличных данных добавьте одну строку-шаблон с ${ITEM_*} — система дублирует её по числу позиций.
• Колонки подстраивайте: ${ITEM_NAME} — шире; ${ITEM_QTY}, ${ITEM_UNIT}, ${ITEM_PRICE}, ${ITEM_SUM} — выравнивание по центру/правому краю.
• Имена файлов при выгрузке формируются автоматически по маске (удобно для поиска).

Что ещё «под капотом» (важно, но незаметно)

• Нумерация актов и счетов — единая и настраиваемая (например, год/месяц/порядок для актов и составные схемы для счетов).
• Связи в данных обеспечивают корректный каскад: удалили сделку — очищаются договоры/счета/акты/файлы и их позиции.
• Каталоги услуг и категории позволяют быстро собирать КП, а шорткоды — печатать сметы «как надо».

Итоги

Мы сделали инструмент генерации коммерческих предложений и всего пакета документов, который:

• запускается на вашем поддомене и хостинге;
• не требует абонплаты и не привязывает вас к чужой платформе;
• генерирует КП, договоры, допсоглашения, субподряды, счета, счета-фактуры, акты КС-2/КС-3 — из шаблонов и шорткодов;
• хранит весь комплект документов и файлов в одной сделке, с архивом выгрузок и публичными ссылками;
• обеспечивает безопасность: корзина, аудит, права, защита форм, бэкапы.

Система уже закрывает потребности строительных и подрядных компаний, а при необходимости адаптируется под любую отрасль: у нас есть всё, чтобы добавить ваши форматы документов и процессы.

Хотите так же?

Мы развернём решение на вашем поддомене, перенесём текущие шаблоны, настроим шорткоды и обучим команду. Далее — поддержка и доработки «под вас». Напишите нам — обсудим задачи, покажем демо и соберём план внедрения.